Trabajo Social. Introducción a la Administración. Organización
La organización es la segunda fase del proceso administrativo. A través de ella el sistema establece la división del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento. Con sus principios y herramientas, se establecen los niveles de autoridad y responsabilidad, se definen las funciones, los deberes y las dependencias de las personas o grupos de personas. Fayol (1972), define la organización diciendo que consiste en dotar al organismo de elementos necesarios para su funcionamiento a través de operaciones típicas a saber, las funciones técnicas, financieras, contables, comerciales, de seguridad y administrativa. Melinkoff (1987), con relación al titulo del escrito la define como el proceso administrativo a través del cual se crea la estructura orgánica de la institución, se determinan los niveles de autoridad y de responsabilidad, se establecen las funciones, los deberes y las atribuciones que corresponden a los objetivos trazados previamente en el proceso de planificación u elaboración del nivel corporativo estratégico( misión, visión, objetivos corporativos, metas y mecanismos de medida u actuación).
Las herramientas o instrumentos metodológicos de la organización.
Los principales instrumentos metodológicos de la organización son los organigramas y manuales.
Los organigramas: una organigrama es la representación gráfica que muestra como están relacionadas las diferentes unidades de la estructura interna de una institución o empresa. Esté permite conocer la ubicación que se da de los distintos departamentos, secciones, oficinas, etc, que conforman la institución. El organigrama describe gratificante la división del trabajo que se establecerá y la relación que se dará entre las distintas áreas de actividades, a través, de líneas que representan los canales de supervisión coordinación o y comunicación que existirá en la institución.
Ventajas de los organigramas:
1. Muestran la posición de cada departamento en la estructura interna de la organización.
2. Señalan la interrelación o enlace que debe existir entre cada departamento y sección de la organización.
3.Facilitan los procedimientos con los que trabaja la organización, dirección y control.
4.Dejan claramente definidas las líneas de mando y de responsabilidad de la organización.
5.Muestran el organismo asesor y aquellos otros con los que se establecen las coordinaciones dentro de la organización.
Clasificación de los organigramas:
De acuerno a su disposición geométrica, los organigramas se adaptan al tipo de sistema organizativo que intentan representar entre los cuales tenemos:
1. Organigramas verticales de tipo clásico.
2. Organigramas horizontales de izquierda a derecha.
3. Organigrama mixto.
4. Organigramas circulares o con céntricos.
5. Organigramas escalares.
Los manuales administrativos.
El manual administrativo es un documento que incluye en forma sistematizada las actividades a ser cumplidas por los miembros de la organización y la forma en que las mismas deben ser realizadas. El propósito fundamental de los manuales es el de sistematizar las funciones y operaciones que realiza la organización, así como instruir al personal sobre los objetivos, políticas, funciones, autoridad, normas, procedimientos u otros aspectos de la institución.
Importancia y necesidad de los manuales administrativos.
La importancia del manual administrativo reside en el hecho de suministrar información para la acción al servir de guía para la ejecución del trabajo. A su vez el manual tiene la relevancia de facilitar el adiestramiento, la supervisión y el mejor desempeño de los ejecutivos.
Clasificación de los manuales administrativos.
Los manuales administrativos se suelen clasificar en tres categorías:
1) Manuales de organización.
2) Manuales de políticas.
3) Manuales de sistemas y procedimientos.
Manuales de organización: es un instrumento que contiene detalles de la empresa u organización tales como:
1) Nivel estratégico corporativo de la empresa (misión, visión, objetivos corporativos).
2) La estructura de la organización y la base sobre la cual se diseñó esa estructura.
3) Las relaciones entre la función de línea y la de asesoría.
4) Los deberes y responsabilidades específicas del nivel operativo.
Manuales de políticas: incluye en forma escrita las políticas de la empresa, que son la guía básica para la acción; así mismo prescriben los limites generales dentro de los cuales deben realizar se las a actividades. Una correcta formulación de las políticas en un manual, permitirá:
1) Agilizar el proceso decisorio.
2) Establecer líneas o guías al personal directivo para que pueda obrar y adecuar las actividades a los objetivos de la institución.
3) Facilitar la des-centralización.
4) Servir de base para una constante y efectiva revisión.
Manual de sistemas y procedimientos: es llamado, también manual de operación; es un manual de trámites y métodos de trabajo. Es quizás el manual más común en las organizaciones. A través de ellos se orienta y sistematiza la actividad operativa de la empresa institución. El manual de procedimientos incluye la descripción de normas, la descripción de procedimientos, los flujo gramas de los procesos, los formularios de registro y sus respectivos instructivos. Los manuales de sistemas y procedimientos, ofrecen una serie de ventajas ente ellas tenemos:
1) Constituyen una útil fuente de información, sobre las prácticas generales de la organización para que la información sea útil se requiere que la información se comunique a través de la línea de mando de la organización.
2) Constituyen una guía indispensable para el trabajo a ejecutar.
3) Constituyen una herramienta útil para el adiestramiento de nuevos empleados y también para todos aquellos funcionarios que perteneciendo a la organización son ascendidos de categoría.
4) Eliminan duplicaciones innecesarias de actividades.
5) Permiten la revisión constante y el mejoramiento de las políticas, procesos y procedimientos, de la institución, en la medida en que se los consulte con la debida frecuencia. Ayudan a producir un mejoramiento sostenido de las operaciones, normas y procedimientos.
6) Permiten un ahorro de tiempo, al evitar las preguntas de rutina, ya que la respuesta rápida a las mismas, se obtienen a través de la lectura del manual.
7) Constituyen un freno a la improvisación, en sus distintas manifestaciones.
8) Permiten generar un legado histórico de la evolución administrativa de la empresa.
9) Constituyen un elemento importante para la revisión y evaluación objetiva de las prácticas institucionales.
Estructura de los manuales
Los manuales ofrecen una serie de ventajas, a condición de que efectivamente se basen en una estructura lógica, de lo contrario pierden el sentido de su objetivo, que es el de ayudar a la gerencia en el cometido de su gestión.
Recomendaciones al momento de emplear los manuales.
2. A los fines de mantener vigente el manual y evitar su abandono por obsolescencia, se deberá llevar a cabo un plan estricto de seguimiento.
3. se deben establecer programas regulares de auditoria para determinar si las prácticas actuales coinciden con los procedimientos escritos.
EL PROCESO DE LA ORGANIZACIÓN.
El proceso de organizar busca establecer la estructura orgánica más eficiente y eficaz, utilizando los principios científicos de la administración. Una buena organización debe satisfacer, además, la necesidad objetiva de que cada trabajador conozca y realice su función dentro del organismo con el mínimo de esfuerzo, el menor costo y el máximo rendimiento. En ese sentido los pasos esenciales en el proceso de organizar son:
1. Identificar las funciones, actividades y tareas necesarias para alcanzar los objetivos principales de la organización.
2. Preparar el organigrama funcional de la organización que muestre las distintas actividades o funciones a realizar por la institución.
3. Definir las funciones con sus correspondientes deberes en términos de la descripción de las diferentes clases de cargos que existirán dentro de la organización.
4. Seleccionar al personal adecuado para cubrir los cargos.
5. Preparar el manual de la organización y el manual descriptivo de las clases de cargos, con las funciones, tareas y actividades a realizar por las personas que los ocupen.
6. Preparar el manual de normas y procedimientos para la ejecución de las actividades a realizar por las personas que ocupen los cargos.
6. Preparar el manual de normas y procedimientos para la ejecución de las actividades a realizar por las personas que ocupen los cargos.
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